Problemi con la gestione del tempo? Devi iniziare a pianificare la tua settimana.
Inizialmente nell’approccio ad una corretta gestione del tempo anche se si pianifica la settimana in modo apparentemente impeccabile ci si trova poi a passare giorni a riprogrammare poiché c’è sempre qualcosa da finire o anticipare sulla tabella di marcia. Trovare la quadra non è immediato ma tutto cambia quando si inizia a trattare il tempo non come qualcosa da spendere ma come qualcosa da investire.
“La cattiva notizia è che il tempo vola. La buona notizia è che tu sei il pilota.” Michael Altshuler
La pianificazione della successiva settimana di lavoro andrebbe impostata di venerdì, in chiusura, e ci sono alcuni semplici passaggi che possono renderla più efficiente:
1. Pianificare la settimana per colori
Associare un colore ad ogni task così da identificare visivamente a primo colpo la sua distribuzione nel tempo. È utile, magari, che task simili siano vicini tra loro nel tempo. Ad esempio, il lunedì potrebbero essere concentrati tutti i meeting, chiamate e conversazioni più corpose. Sono attività stancanti che è utile completare all’inizio della settimana.
2. Inserire le azioni di follow up
Una volta distinti i task in colori, è utile dare un occhio alla settimana precedente per capire se c’è qualcosa che non si è riusciti a portare a termine oppure se ci sono dei task di follow up che fanno seguito a chiamate e/o meeting.
3. Verifica: quanto sono stato realistico?
A questo punto, completata la programmazione, è importante capire se effettivamente il task che sono stati programmati possono essere realistici per la settimana che verrà, oppure se c’è altro da fare prima che le scadenze di questi ultimi fissati vengano rispettate.
4. Metti in discussione la tua routine
Quel meeting che programmi tutte le settimane è davvero necessario? E il report che presenti ogni venerdì? Poniti le domande giuste e decidi se un’attività è davvero essenziale. Se la risposta è NO, allora eliminala dalla tua agenda senza rimpianti, se invece la risposta è SI, passa alla domanda successiva, ossia, posso delegare questa attività?
Iniziare una corretta programmazione e gestione del proprio tempo lavorativo non è semplice e ognuno ha bisogno di trovare un’organizzazione funzionale alle proprie attività. Con l’esperienza, il giusto mindset e alcuni consigli elencati in questo articolo sarà più agevole farlo.
